Procedowanie dokumentu finansowego

Dokument finansowy (np. faktura) trafia do platformy eBudżet zwykle z zewnętrznego brokera dokumentów — eKSeF¹, EZD, SOD lub ElDok — gdzie w pierwszej kolejności uzupełniany jest jego opis merytoryczny. Następnie dokument jest importowany do modułu Dysponent, wiązany z odpowiednim dokumentem zaangażowania (patrz Procedowanie dokumentu zaangażowania) i poddawany wieloetapowej akceptacji — najpierw na platformie eBudżet, a następnie w Systemie Finansowo-Księgowym (FK)².

1. Opis merytoryczny faktury w brokerze dokumentów

Zanim faktura trafi do eBudżetu, jest rejestrowana w systemie brokera dokumentów — w tym przykładzie w eKSeF, na liście Faktury otrzymane. To tutaj pracownik merytoryczny nadaje dokumentowi opis merytoryczny, opisujący strony transakcji, przedmiot faktury i dane finansowe.

Klikamy Opis merytoryczny przy wybranej fakturze.

W oknie Opis merytoryczny wpisujemy pełny opis transakcji — strony, przedmiot faktury oraz dane finansowe — i zapisujemy przyciskiem Zapisz.

2. Import dokumentu finansowego do modułu Dysponent

W module Dysponent przechodzimy do zakładki Dokumenty finansowe.

Klikamy Dodaj z eKSeF (analogicznie działa Dodaj z EZD, dla dokumentów pochodzących z EZD).

Otwiera się okno Wybierz dokument z KSeF z listą faktur pobranych z brokera, wraz z filtrem po dacie wystawienia oraz dostępem do Opis merytoryczny bez opuszczania okna.

Wskazujemy właściwą fakturę i klikamy Wybierz.

3. Wybór metody przypisania i wskazanie dokumentu zaangażowania

Uruchamia się trzyetapowy kreator Nowy dokument finansowy. W pierwszym kroku wybieramy sposób przypisania importowanego dokumentu: Do umowy, Do zlecenia, Do proformy, Do zaliczek lub Bez przypisania.

Po wybraniu Do umowy i kliknięciu Dalej pojawia się lista dokumentów zaangażowania (umów), z których wybieramy tę powiązaną z importowaną fakturą.

Jeżeli dane kontrahenta z importowanej faktury nie odpowiadają żadnemu kontrahentowi zapisanemu w bazie (np. inny podmiot niż kontrahent przypisany do umowy), system wyświetla komunikat „Nie znaleziono kontrahenta na podstawie otrzymanych danych. Czy chcesz utworzyć nowego?" — klikamy Dodaj nowego, aby założyć kontrahenta na podstawie danych z faktury.

4. Uzupełnienie danych dokumentu finansowego i zaliczeń budżetowych

Ostatni etap kreatora otwiera formatkę z dwiema zakładkami: Dane dokumentu finansowego oraz Opis merytoryczny, a po prawej stronie panel Zaliczenia budżetowe.

Zakładka Opis merytoryczny prezentuje opis wprowadzony wcześniej w brokerze dokumentów (krok 1), uzupełniony o sekcję Dane formalne z numerem KSeF i datami.

Zaliczenia budżetowe

W panelu Zaliczenia budżetowe przypisujemy kwotę z faktury do klasyfikacji budżetowej — wyłącznie do tych klasyfikacji, które zostały wcześniej przypisane do dokumentu zaangażowania w jego planie realizacji.

Klikamy Dodaj, a w oknie Dodaj nowe zaliczenie budżetowe wybieramy klasyfikację z listy.

Po wybraniu klasyfikacji (tej samej, którą przypisano do dokumentu zaangażowania — 750-75023-4590-UMWF-00000-W) system prezentuje panel Dostępne środki:

Kwotę wpisujemy ręcznie lub przydzielamy w całości przyciskiem obok pola Kwota, po czym klikamy Zapisz.

Pozycja pojawia się w tabeli Zaliczenia budżetowe, wraz z sumą u dołu panelu.

Na koniec klikamy Zapisz, zapisując cały dokument finansowy.

5. Akceptacja wydziałowa na platformie eBudżet

Pierwszy etap akceptacji odbywa się na platformie eBudżet, w panelu bocznym Dokumenty finansowe, w podpozycji Akceptacja dokumentów.

W widoku Panel akceptacji dokumentów finansowych dokument widoczny jest z Nazwą weryfikacji Weryfikacja wydziałowa i Poziomem weryfikacji Wydział tworzący dokument (Poziom 1).

Zaznaczamy dokument checkboxem i klikamy Zaakceptuj.

W oknie Czy na pewno chcesz zmienić status wybranych dokumentów? widoczne jest pole Notatka, wstępnie uzupełnione treścią odpowiadającą danemu etapowi akceptacji — klikamy Potwierdź.

6. Akceptacja formalno-rachunkowa w Systemie Finansowo-Księgowym

Po akceptacji wydziałowej dokument trafia do desktopowego Systemu Finansowo-Księgowego (FK), gdzie poddawany jest akceptacji formalno-rachunkowej przez wydział finansowy. W menu górnym FK wybieramy Rejestry → Rejestr dokumentów finansowych.

Otwiera się okno Rejestr dokumentów finansowych z filtrem (Zatwierdzone, Zapłacone, Dekret, Przelew, Kontrahent, Kwota) oraz listą dokumentów.

Dolny panel okna zawiera zakładki Nagłówek dokumentu, Zaliczenie budżetowe, Przelew bankowy, Tabela VAT, Podsumowanie, Powiązania, Opis dokumentu i Opis merytoryczny — z polami Nr rejestru, Nr sys, Nazwa dokumentu, Symbol zewnętrzny, Numer KSeF, Kontrahent, datami oraz statusami Status zapłaty (niezapłacony / zapłacony) i Status dokumentu (wprowadzony / dokument FK / zatwierdzony).

Po dwukrotnym kliknięciu na dokument otwiera się pełna formatka Dokument finansowy.

W dolnym panelu, w zakładce Zaliczenie budżetowe, widoczna jest klasyfikacja i kwota przeniesiona z eBudżetu (kolumny D, Konto kosztowe, Paragraf, Zadanie, MK, Kwota).

Akceptację formalno-rachunkową wykonujemy przyciskiem Zaakceptuj po prawej stronie formatki.

W oknie Opis zatwierdzenia wpisujemy komentarz do akceptacji (domyślnie zaproponowany, np. „Akceptacja formalna i rachunkowa”) i klikamy Zatwierdź.

7. Akceptacja skarbnika / głównej księgowej

Po akceptacji formalno-rachunkowej dokument wraca do akceptacji na platformie eBudżet, na poziomie Skarbnika / Głównej Księgowej. Przełączamy tryb pracy przyciskiem Weryfikacja skarbnika.

W Panelu akceptacji dokumentów finansowych dokument widoczny jest tym razem z Nazwą weryfikacji Skarbnik/ Główna Księgowa i Poziomem weryfikacji Jednostka główna (Poziom 3).

Zaznaczamy dokument i klikamy Zaakceptuj. W oknie potwierdzenia notatka jest wstępnie uzupełniona treścią właściwą dla tego etapu — klikamy Potwierdź.

8. Akceptacja prezydenta

Jeśli w danej jednostce skonfigurowany jest kolejny poziom akceptacji, dokument trafia następnie do Panelu akceptacji dokumentów finansowych na poziomie Prezydent (Jednostka główna, Poziom 4).

Zaznaczamy dokument, klikamy Zaakceptuj i potwierdzamy notatkę (np. „Zaakceptowano dokument do przelewu – Prezydent/Zastępca Prezydenta") przyciskiem Potwierdź.

Po zakończeniu wszystkich skonfigurowanych etapów, w kolumnie AZ (akceptacja zakończona) na liście dokumentów finansowych pojawia się zielony znacznik, a w kolumnie ST widoczna jest nazwa ostatniego wykonanego etapu (np. Prezydent).

Najczęstsze przyczyny zatrzymania procesu

• Brak dopasowania kontrahenta — dane sprzedawcy/nabywcy z faktury nie odpowiadają żadnemu istniejącemu kontrahentowi, co wymaga jego ręcznego założenia (patrz krok 3).
• Klasyfikacja niedostępna do zaliczenia — dokumentu finansowego nie można zaliczyć na klasyfikację, która nie została wcześniej przypisana do planu realizacji powiązanego dokumentu zaangażowania (patrz krok 4 oraz plan realizacji umowy).
• Brak wolnych środków na klasyfikacji — kwota zaliczenia przekracza Wolne środki wyliczone dla wskazanej klasyfikacji.
• Niekompletna liczba etapów akceptacji — dokument oczekuje na akceptację na poziomie nieskonfigurowanym dla danej jednostki; warto zweryfikować przepływ akceptacji w ustawieniach jednostki.